Agendando lo importante

En verano, durante los días de descanso, resulta casi recurrente la reflexión sobre cómo invertimos el tiempo el resto del año. Yo soy de hacerme listas sobre cosas que quiero hacer, metas que quiero conseguir, cosas que quiero dejar de hacer, sitios que visitar, libros que leer, etc. Me parece una forma rápida y sencilla de clarificar mis deseos y mis objetivos antes de agendarlos. También recurro a la ya clásica categorización de cosas que son importantes – urgentes para ordenar y priorizar las metas que quiero conseguir. En esto días, precisamente estoy haciendo esta reflexión de cara al próximo “curso escolar” y a eso me dedico estos días, preparando la agenda de cara a septiembre.

Por eso, me ha parecido interesante recuperar y publicar en el blog, el marco teórico que sustenta la matriz de urgente e importante tan comentada por Abraham Covey. Hay quien piensa que ya está superada, pero lo cierto es que a mí me sigue ayudando para equilibrar el largo con el corto plazo.

Las actividades urgentes son aquellas que requieren que actúes AHORA. Por ejemplo, si estás a 30 de junio, y aún no lo has hecho, es urgentísimo que presentes la declaración de Hacienda.

Las actividades importantes son aquellas que nos van a reportar un beneficio porque van en línea con nuestros objetivos. Por ejemplo, en el plano laboral, es importante que mantengamos reuniones periódicas para transmitir a nuestro equipo la situación del proyecto y los próximos pasos.

A partir de estos dos ejes, grado de importancia – grado de urgencia, podemos crear un gráfico con cuatro cuadrantes:

importante_urgente

Cuadrante I, el cuadrante de la supervivencia: cuando algo resulta urgente y a la vez importante (cuadrante 1) debemos hacerlo ya, porque de lo contrario nos tendremos que enfrentar a un mal mayor. Prefiero tener este cuadrante tirando a vacío, pero la verdad es que depende de lo atenta o despistada que esté respecto a mi agenda. Aquí mi gran aliado es el sistema de alertas, a veces el de mi agenda, y otras, mucho más eficaz, uno de carne y hueso. La gente que me conoce sabe que tiendo a encomendarles el rol de ser mi alerta particular. “Por favor recuérdame que…”. Sí, ya sé que debería bastarme con el sistema de alertas de mi agenda, pero no, si ando muy concentrada con algo, el resto de las cosas, simplemente desaparecen de mi mente y tiene que venir un alma caritativa a recordarme que estoy en plena alerta roja. La última vez que me pasó esto, casi me quedo sin alianzas para casarme.

Cuadrante III, el cuadrante de los ladrones del tiempo: “Alguien” ha invadido nuestro tiempo con cosas que considera importantes y urgentes. Vale, podrá ser urgente, pero importante, sólo es para para él/ella, NO para nosotros. Por tanto, en la medida de lo posible, también es interesante tener vacío este cuadrante. Aunque, si la actividad es importante para alguien que aprecias o para un superior directo, automáticamente se vuelve importante para ti. Lo importante es saber gestionar cuándo o cómo hacerlo sin que entre en conflicto con el resto de actividades. ¿podemos delegarlas a otro “alguien”? ¿Podemos posponer su realización?

Cuadrante IV, es el cuadrante del desperdicio de tiempo: cuando destinamos el tiempo en hacer cosas que no nos aportan valor personal. En este cuadrante entran actividades vacías, como por ejemplo, pasar horas delante de la televisión en estado zombi. Si sabemos que hay un momento de nuestra semana en la que llegaremos a casa y haremos del sofá nuestro reino, ¿no estaría chulo que tuviéramos preparada una serie de televisión grabada o una peli para disfrutar y hacer del tiempo muerto, un momento enriquecedor?

Cuadrante II, el cuadrante del liderazgo: el cuadrante en el que tú lideras tu tiempo. Aquí se sitúan esas actividades que son importantes para ti, aunque no sean urgentes. Estas actividades deberían tener prioridad sobre las tareas de los cuadrantes III y IV en tu agenda. Si no logras encontrarles un hueco, estas tareas se situarán en el cuadrante de la supervivencia (urgentes & importantes) y puede que ya no tengas margen de maniobra para actuar.

Como decía al principio, soy muy de hacer listas con mis to do’s que, al final, en gran parte encajan muy bien en este cuadrante. Son cosas importantes para mi que tampoco son urgentes, pero su realización están en línea con lo que quiero ser y vivir tanto en lo personal como en lo profesional. Con el tiempo, he descubierto que la manera más práctica de conseguir hacerlas realidad es incluirlas en la agenda, a veces programadas completamente, otras veces de manera tentativa, hasta que consigo cuadrar todo. Pero lo bueno es que después de la reflexión tengo mi google calendar vivo para los próximos 10 meses con mis actividades urgentes incluidas y con gran parte de las filas de mis listas de to do’s encarrilladas para la acción. ¿hay algo más inspirador?

2 thoughts on “Agendando lo importante

  1. Muy inspirador, cierto, sobre todo por la forma de presentar como aliciente algo tan cotidiano. Lástima que en demasiadas ocasiones la casilla de supervivencia no nos permita dedicar el tiempo que deberíamos a las tareas importantes, por favor, apúntate para la próxima unos consejos sobre priorización, criterios para establecer esas prioridades y normas básicas de obligado cumplimiento para no despeñarte en el precipicio de la urgencia.

    Muchas gracias

  2. Buena entrada, ciertamente un marco a tener presente.
    Me entra la curiosidad sobre las nuevas teorias al respecto, las que van mas alla, como dices, de Abraham Covey.

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