7 claves para montar un equipo de formadores internos en tu empresa

Existen varias razones para decidirse a montar un equipo de formadores internos. Por un lado, en tu empresa se genera conocimiento especializado y propio que es difícil de encontrar en el mercado. Por otro lado, tu empresa tiene la necesidad imperiosa de dar a conocer a un gran número de profesionales una nueva política, una nueva herramienta, una nueva forma de trabajar que está estrechamente relacionada con vuestro valor diferencial. Y finalmente, para ganar efectividad, buscáis una formación muy enfocada en contenidos y, sobretodo, contextualizada y respaldada por personas que son reconocidas internamente como expertas.

Pero, ¿cuáles son las claves del éxito para constituir un equipo de formadores internos?:

1º- Identificar a las personas más adecuadas

Debemos reflexionar y recopilar los requisitos que deben reunir para formar parte de este equipo como son:

  • Dominio de la materia a tratar en la acción formativa (SABER)
  • Voluntad para realizar el esfuerzo extra que supone preparar las sesiones y participar en ellas (QUERER).
    • Disponibilidad para poder compatibilizar su agenda cotidiana con la preparación e impartición de sesiones (PODER). Este punto es muy importante, porque normalmente suele coincidir que las personas “más expertas” son precisamente las que tienen la agenda más apretada y aunque en principio su voluntad parece que va a compensar este condicionante. La realidad del día se impone y más de una sesión puede abortarse por falta de formador.
    • Idealmente, estas personas también contarán con algunas competencias de comunicación y habilidades didácticas (SABER FORMAR). Pero las mayoría de las veces esto no ocurre.

2º- Capacitar al nuevo equipo en su rol de formadores internos

En la mayoría de las ocasiones nos vamos a encontrar con un equipo heterogéneo en competencias didácticas. Tendremos personas que están acostumbradas a hablar en público y presentar de manera eficaz. Pero también contaremos otras muy expertas en su campo que, sin embargo, tienen poca experiencia en comunicar y transmitir en público. Todas estas personas deben ser convocadas a una acción específica de formación de formadores. ¿Por qué todas? Porque en estas sesiones, además de enseñar determinadas técnicas didácticas, transmitiremos cómo debe ser nuestro formador interno, qué modalidad se va a aplicar de mutuo acuerdo, qué mensajes clave son necesarios transmitir, cómo reaccionar a determinadas situaciones comprometidas, etc.

 3º- Facilitar la coordinación del equipo de formadores 

Es frecuente en este tipo de iniciativas que cada formador termine contribuyendo de manera individual. “Dime cuál es mi parte y me la preparo”. Cuidado con esto. Si dejamos que esto ocurra perderemos calidad en el resultado final y sobre todo, afectará a la coherencia en el mensaje. La falta de coordinación entre los formadores hará que determinados mensajes se repitan en exceso, otros se omitan o se contradigan entre sí, creando desencanto entre los asistentes.

Piensa que facilitar la coordinación del equipo de formadores es una oportunidad única de formalizar un verdadero equipo de expertos. Esta coordinación no tiene porqué ser presencial durante todo el tiempo. Se puede habilitar un sharepoint donde compartir materiales y diseñar entre todos los contenidos del programa según las pautas marcadas.

4º- Apoyar en la elaboración de materiales didácticos y diseño de actividades

La preparación del curso, aún para personas expertas en la materia, puede resultar algo costoso por la inexperiencia en “cómo transmitir”,  ”cómo llegar a la audiencia”, “cómo conseguir que asimilen y pongan en práctica lo transmitido”. Para facilitar la creación de materiales didácticos y el diseño de dinámicas, casos de negocio, etc. tu rol como responsable del equipo de formadores internos es crucial, asesorando y haciendo seguimiento de que los materiales y el diseño de las actividades cumplen con los objetivos de aprendizaje marcados.

5º- Llevar control de la agenda de los formadores internos y su tiempo de dedicación 

Como decía, la falta de disponibilidad puede convertirse en un verdadero problema para celebrar las sesiones planificadas. No se trata sólo de agendar con tiempo las sesiones sino de conseguir que su nuevo rol sea compatible con el resto de su actividad profesional.

Para procurar el equilibrio, siempre se puede pensar en planificar las sesiones, en épocas valle dentro del ciclo de vida natural de la empresa. O mucho mejor, se puede planificar teniendo en cuenta la actividad específica del formador interno. Pero no sólo eso, también debemos marcar un límite de tiempo de dedicación para cada formador. ¿Estamos hablando de 5 días al año? ¿Es una hora de su tiempo a la semana durante tres meses? Es necesario desde el principio determinar este tiempo y dejarlo acordado tanto con el formador interno como con su jefe directo para que todas las partes afectadas sepan de la necesidad de hacer un hueco a esta formación y mantener el compromiso.

6º- Recompensar la contribución de cada formador  

Este es un punto especialmente delicado. Sobre todo, cuando muchas empresas se plantean organizar la formación con formadores internos como una forma de ahorrar costes asociados. Me dirás: “Si hago esto para ahorrar, no pensarás que me gaste el presupuesto en darle nada, ¿verdad?”. Pero debemos tener claro que “la voluntariedad” pronto se verá afectada si el formador interno sólo recibe por parte de la empresa exigencias. Por un lado, tiene que hacer un hueco en su agenda para esta nueva actividad. Por otro, debe emplear tiempo extra, normalmente fuera del horario laboral para prepararse la formación y, además, se verá expuesto a otros colegas, con sus luces y sus sombras. Así que, como ves, esta dedicación se merece un reconocimiento de algún tipo. ¿Cuál?  Lo ideal es que pudieras incluir esta actividad en un apartado de la evaluación del desempeño y que influyese de alguna manera en su retribución variable. Si esto no es posible, siempre se puede acudir a la entrega de productos de la empresa, una mención en la revista interna, la organización de alguna actividad de celebración con todo el equipo de formadores internos, etc. La definición concreta, te la dejo a tu elección y a la práctica habitual que haya en tu empresa, pero no te olvides de dar algo a cambio, es la única manera de fidelizar al equipo de formadores.

7º- Tratar el nuevo rol como una actividad de desarrollo para el formador interno

Hay que tener en cuenta que ejercer el rol de formador interno también puede considerarse una actividad de desarrollo para el propio formador interno. Y esta puede ser una de las formas de reconocerle su contribución. Gracias a su participación en el proyecto tiene la oportunidad de profundizar en su área de conocimiento y desplegar una serie de competencias didácticas y de comunicación que le pueden ayudar en su carrera profesional. También le permite ganar visibilidad interna y establecer una serie de contactos internos que le pueden ser muy útiles en la gestión de su propia actividad en el día a día. Pero todas estas oportunidades deben ser gestionadas por el propio departamento de RR.HH. para sacarles el máximo provecho. ¿Cómo? Organizando sesiones individuales de feedback donde podéis comentar las evaluaciones recibidas de los asistentes, reflexionar sobre qué mejoras se pueden aplicar en el futuro y concretar posibles nuevas acciones formativas donde participar.

Esta entrada me ha quedado un poco extensa, pero espero que los contenidos te resulten útiles si tienes que constituir un equipo de formadores internos o estás en ello.

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No dudes en aportar tus propias experiencias sobre este tema en el apartado de comentarios.

Un saludo.

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